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Organizzare Modus operandi dipartimento di analisi

il Dipartimento di………………………. ….. fa per la maggior parte analisi e quindi utilizza i laboratori di ricerca. I loro acquisti sono specifici e per la maggior parte acquistano prodotti chimici con grado di purezza al 99%.
Ovviamente non c’è nessuna procedura corretta e devo trovare il modo di organizzarli.

 

RISPOSTA

Mia cara ……………….,

vediamo un po’ come poter organizzare questa nuova struttura nell’ambito delle procedure di acquisto.
Preliminarmente, da quello che mi dici, mi pare di comprendere che, acquistando prodotti chimici con grado di purezza al 99%, finora i tuoi nuovi collaboratori hanno provveduto ad effettuare affidamenti diretti a
ditte di “fiducia”. Anche perché avranno anche il fiato sul collo da parte d chi richiede di procedere con l’acquisto.
Ora è indubbio che per effetto del nuovo codice degli appalti è necessario “procedimentalizzare” i c.d. affidamenti diretti (fino all’importo di € 40.000) non solo sulla base di quanto prevede il Codice ma anche con
specifico riferimento alle nuove Linee Guida Anac.

Innanzitutto:

1) occorrerà definire il valore stimato degli affidamenti. Al fine di evitare un artificioso frazionamento dell’appalto, volto a eludere la disciplina comunitaria, bisognerà prestare attenzione alla corretta definizione del proprio fabbisogno in relazione all’oggetto degli appalti, specialmente nei casi di ripartizione in lotti, contestuali o successivi, o di ripetizione dell’affidamento nel tempo. Per fare questo dovresti avere una stima di quanto speso almeno nell’anno 2017 e, per quanto possibile, iniziare una prima programmazione del fabbisogno;

2) Ovviamente i tuoi nuovi collaboratori dovranno essere edotti sulla circostanza che gli affidamenti di cui trattasi, effettuati secondo le procedure semplificate di cui all’art. 36 del Codice dei contratti pubblici, ivi compreso l’affidamento diretto, dovranno avvenire nel rispetto dei principi enunciati dagli artt. 30, comma 1, (economicità,
efficacia, tempestività, correttezza, libera concorrenza, non discriminazione, trasparenza, proporzionalità, pubblicità, rotazione), 34 (criteri di sostenibilità energetica e ambientale) e 42 (prevenzione e risoluzione dei conflitti di interesse) del Codice dei contratti pubblici.

3) Poiché il Codice è retto dal principio di prevenzione dei fenomeni corruttivi occorrerà rispettare anche principio di prevenzione e risoluzione dei conflitti di interessi, sia nella fase di svolgimento della procedura di gara che nella fase di esecuzione del contratto, assicurando altresì una idonea vigilanza sulle misure adottate;

4) Nei limiti del possibile occorrerà favorire la partecipazione anche delle micro, piccole e medie imprese, senza dimenticare la circostanza che tutti gli atti della procedura sono soggetti agli obblighi di trasparenza previsti dall’art. 29 del Codice dei contratti pubblici. L’avviso sui risultati della procedura di affidamento dovrà l’indicazione dei soggetti che hanno effettivamente proposto offerte e di quelli invitati (art. 36, comma 2, lett. b) e c) del Codice dei contratti pubblici).

5) Qualora ricorrano le condizioni di cui all’art. 95, comma 4 del Codice dei contratti pubblici, tutti gli affidamenti potranno essere aggiudicati con il criterio del minor prezzo. Ora veniamo alle note dolenti:rotazione, verifiche degli operatori economici, determina a contrarre e urgenze varie.

A) ROTAZIONE

Si applicherà il principio di rotazione degli affidamenti e degli inviti nei casi in cui il precedente affidamento al contraente uscente, ovvero all’operatore economico invitato e non affidatario, abbia avuto ad oggetto una commessa identica o analoga a quella di cui trattasi. La rotazione non si applicherà laddove l’affidamento avvenga tramite procedure ordinarie o comunque aperte al mercato, nelle quali il Dipartimento, in virtù di regole prestabilite, dal Codice ovvero dalla stessa in caso di indagini di mercato o consultazione di elenchi, non operi alcuna limitazione in ordine al numero di operatori economici selezionati.

A questo proposito, se la Vostra Amministrazione ha adottato un apposito regolamento disciplinante le procedure di acquisizione di forniture, servizi e lavori, può prevedere delle fasce suddivise per valore economico
degli affidamenti, sulle quali applicare la rotazione. Le fasce potranno essere differenziate per forniture/se rvizi.
In ogni caso, l’applicazione del principio di rotazione non deve essere aggirata per effetto di: arbitrari frazionamenti delle commesse o delle fasce; ingiustificate aggregazioni o strumentali determinazioni del calcolo del valore stimato dell’appalto; alternanza sequenziale di affidamenti diretti o di inviti agli stessi operatori economici.
Il rispetto del principio di rotazione degli affidamenti e degli inviti fa sì che l’affidamento o il reinvito al contraente uscente abbiano carattere eccezionale e richiedano un onere motivazionale più stringente.

In questa ipotesi dovrà essere motivata tale scelta in considerazione della particolare struttura del mercato e della riscontrata effettiva assenza di alternative, tenuto altresì conto del grado di soddisfazione maturato a
conclusione del precedente rapporto contrattuale (esecuzione a regola d’arte e qualità della prestazione, nel rispetto dei tempi e dei costi pattuiti) e della competitività del prezzo offerto rispetto alla media dei prezzi praticati nel settore di mercato di riferimento.

La motivazione circa l’affidamento o il reinvito al candidato invitato alla precedente procedura selettiva, e non affidatario, deve tenere conto dell’aspettativa, desunta da precedenti rapporti contrattuali o da altre ragionevoli circostanze, circa l’affidabilità dell’operatore economico e l’idoneità a fornire prestazioni coerenti con il livello economico e qualitativo atteso. Negli affidamenti di importo inferiore a 1.000 euro, è consentito derogare a questo principio (e sempre che non vi sia artificioso frazionamento della spesa), previa motivazione da indicare
nella determina a contrarre o nell’atto equivalente redatto ai sensi dell’art. 32, comma 2, secondo periodo, del Codice dei contratti pubblici.

B) DETERMINA A CONTRARRE

La procedura prende avvio con la determina a contrarre ovvero con atto a essa equivalente secondo l’ordinamento della singola stazione appaltante. In applicazione dei principi di imparzialità, parità di trattamento, trasparenza, la determina a contrarre ovvero l’atto a essa equivalente conterrà, almeno, l’indicazione dell’interesse pubblico che si intende soddisfare, le caratteristiche delle opere, dei beni, dei servizi che si intendono acquistare, l’importo massimo stimato dell’affidamento e la relativa copertura contabile, la procedura che si intende seguire con una sintetica indicazione delle ragioni, i criteri per la selezione degli operatori economici e delle offerte nonché le principali condizioni contrattuali.
Nel caso di affidamento diretto, si può altresì procedere tramite determina a contrarre o atto equivalente in modo semplificato, ai sensi dell’art. 32, comma 2, secondo periodo, del Codice dei contratti pubblici.

C) VERIFICHE

L’operatore economico deve essere in possesso dei requisiti di carattere generale di cui all’art. 80 del Codice dei contratti pubblici.

C.1. AFFIDAMENTI PER IMPORTI FINO A 5.000,00 EURO

Per importi fino a 5.000,00 euro, nel caso di affidamento diretto, è possibile procedere alla stipula del contratto sulla base di un’apposita autocertificazione acquisita dall’operatore economico, in applicazione del D.P.R. n. 445/00, di attestazione del possesso dei requisiti di carattere generale di cui all’art.80 del Codice e speciale, se previsti, unitamente alla consultazione del casellario ANAC, alla verifica del documento unico di regolarità contributiva (DURC) nonché delle condizioni soggettive che la legge stabilisce per l’esercizio di particolari professioni o
l’idoneità a contrarre con la P.A. in relazione a specifiche attività (es. art. 1, comma 52, L. 190/2012).
Resta ferma la possibilità, per il responsabile del procedimento, di effettuare, preventivamente e successivamente, le verifiche ritenute opportune. Laddove, all’esito del controllo, emergesse il difetto dei requisiti in questione, la stazione appaltante, in attuazione di espressa previsione contrattuale, procederà alla risoluzione del contratto, alla
segnalazione del fatto alle competenti Autorità e ad ANAC, all’incameramento della cauzione definitiva, ove richiesta, non procedendo al pagamento dei corrispettivi, se non in riferimento alle prestazioni già
eseguite e nei limiti dell’utilità ricevuta.

C.2 – AFFIDAMENTI PER IMPORTI DA 5.000 EURO E NON SUPERIORI A 20.000 EURO

Per importi oltre 5.000,00 euro e non superiori a 20.000,00 euro, nel caso di affidamento diretto, si potrà procedere alla stipula del contratto sulla base di un’apposita autocertificazione acquisita dall’operatore economico, in applicazione del D.P.R. n. 445/00, di attestazione del possesso dei requisiti di carattere generale di cui all’art.80 del Codice e speciale, se previsti.
Il Responsabile del procedimento, prima di procedere alla stipula del contratto, consulterà comunque il casellario ANAC ed effettua la verifica relativa ai requisiti di cui all’art. 80, commi 1, 4 e 5, lett. b) del Codice dei contratti pubblici ossia e dei requisiti speciali, se previsti, nonché delle condizioni soggettive che la legge stabilisce per l’esercizio di particolari professioni o l’idoneità a contrarre con la P.A. in relazione a specifiche attività (es. art. 1, comma 52, L. 190/2012). Resta ferma la possibilità, per il responsabile del procedimento, di effettuare, preventivamente e successivamente, le verifiche ritenute opportune.
Laddove, all’esito del controllo, emergesse il difetto dei requisiti in questione, la stazione appaltante, in attuazione di espressa previsione contrattuale, procederà alla risoluzione del contratto, alla segnalazione del fatto alle competenti Autorità e ad ANAC, all’incameramento della cauzione definitiva, ove richiesta, non procedendo al pagamento dei
corrispettivi, se non in riferimento alle prestazioni già eseguite e nei limiti dell’utilità ricevuta.

C.3. AFFIDAMENTI DI IMPORTI SUPERIORI A 20.000 EURO

Per importi superiori a 20.000,00 euro e fino a 40.000,00, nel caso di affidamento diretto la stazione appaltante, prima di stipulare il contratto, dovrà procedere alle verifiche del possesso dei requisiti di carattere generale di cui all’art. 80 del Codice e di quelli speciali, se previsti, nonché delle condizioni soggettive che la legge stabilisce per
l’esercizio di particolari professioni o l’idoneità a contrarre con la P.A. in relazione a specifiche attività (es. art. 1, comma 52, L. 190/2012).

D) MOTIVAZIONE

In ottemperanza agli obblighi di motivazione del provvedimento amministrativo sanciti dalla legge 7 agosto 1990 n. 241 e al fine di assicurare la massima trasparenza, la stazione appaltante motiva in merito alla scelta dell’affidatario, dando dettagliatamente conto del possesso da parte dell’operatore economico selezionato dei requisiti richiesti nella
determina a contrarre o nell’atto ad essa equivalente, della rispondenza di quanto offerto all’interesse pubblico che la stazione appaltante deve soddisfare, di eventuali caratteristiche migliorative offerte dall’affidatario, della congruità del prezzo in rapporto alla qualità della prestazione, nonché del rispetto del principio di rotazione.

A tal fine, si potrà ricorrere alla comparazione dei listini di mercato, di offerte precedenti per commesse identiche o analoghe o all’analisi dei prezzi praticati ad altre amministrazioni. In ogni caso, il confronto dei preventivi di spesa forniti da due o più operatori economici rappresenta una delle migliori prassi anche alla luce del principio di concorrenza. Fermo restando, in ogni caso, il rispetto del principio di rotazione. Per affidamenti di modico valore, ad esempio inferiori a 1.000 euro, o per affidamenti effettuati nel rispetto di apposito regolamento (ad esempio
regolamento di contabilità) già adottato dalla stazione appaltante, che tiene conto dei principi comunitari e nazionali in materia di affidamento di contratti pubblici, la motivazione della scelta dell’affidatario diretto può essere espressa in forma sintetica, anche richiamando il regolamento stesso nella determina ovvero nell’atto equivalente redatti in
modo semplificato.

E) CAUZIONI

In caso di affidamento diretto, è facoltà non richiedere la garanzia provvisoria di cui all’art. 93, comma 1, del Codice dei contratti pubblici. La stazione appaltante ha, altresì, la facoltà di esonerare l’affidatario dalla garanzia definitiva di cui all’art. 103 del Codice dei contratti pubblici, in casi specifici, e alle condizioni dettate dal comma
11 del citato art. 103.

F) RUP

in qualità di RAD o assumi tu il ruolo di RUP oppure adotterai apposito provvedimento con cui individuerai il soggetto che dovrà essere in possesso dei requisiti indicati dall’art.31 del Codice e dalle Linee Guida Anac n. 3 del 26 ottobre 2016 aggiornate al Decreto correttivo al Codice degli appalti e approvate con determinazione n.1007 dell’11 ottobre 2017. Al riguardo evidenzio che il RUP deve essere nominato prima dell’avvio del procedimento di gara perchè rappresenta il soggetto che decide il tipo di procedura, i criteri di aggiudicazione, richiede il CIG ecc.
Le nuove Linee Guida n. 3 dell’ANAC, aggiornate al D. Lgs. 56/2017, hanno precisato in maniera puntuale i compiti del RUP e i requisiti di professionalità che deve possedere. In particolare, per ogni singola procedura di affidamento di un appalto o di una concessione, le stazioni appaltanti, con atto formale del dirigente o di altro soggetto responsabile dell’unità organizzativa, individuano un RUP per le fasi della programmazione, progettazione, affidamento ed esecuzione. Il RUP svolge i propri compiti con il supporto dei dipendenti
dell’amministrazione aggiudicatrice.
Il RUP quindi dovrà essere individuato, nel rispetto di quanto previsto dall’art. 31,comma 1, del codice, tra i dipendenti di ruolo addetti all’unità organizzativa inquadrati come dirigenti o dipendenti con
funzioni direttive o, in caso di carenza in organico della suddetta unità organizzativa, tra i dipendenti in servizio con analoghe caratteristiche.

Ovviamente ho cercato di darti le informazioni essenziali per poterti aiutare a organizzare al meglio la nuova struttura. Fermo restando esigenze organizzative diverse che, nella specifica materia delle procedure di acquisto, dovranno tenere conto sia il raggiungimento degli obiettivi prefissati che il rispetto delle norme previste dal
Codice.

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Chi Siamo

Dall’esperienza decennale nell’organizzazione di eventi e convegni dedicati al personale amministrativo universitario, nasce, in collaborazione con il Dipartimento di Ingegneria dell’Impresa “Mario Lucertini” dell’Università degli Studi di Roma Tor Vergata, una nuova organizzazione, che si contraddistingue con il marchio PATraining

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